MyPeopleDoc ist ein digitales Archiv, das zum UKG-Ökosystem gehört und von vielen Unternehmen genutzt wird, um Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumente an ihre Mitarbeiter zu verteilen. Der Zugang zu diesem Kundenbereich wirft wiederkehrende Fragen auf, insbesondere hinsichtlich des Aktivierungslinks, des mobilen Zugangs und der Kontowahrung bei einem Arbeitgeberwechsel. Hier sind die Punkte, die in den üblichen Anleitungen nicht ausreichend behandelt werden.
Aktivierungslink MyPeopleDoc: ein vom Arbeitgeber gesperrter Mechanismus
Der Prozess beginnt mit einer Einladung per E-Mail, die vom HR-Service Ihres Unternehmens gesendet wird. Diese E-Mail enthält einen Aktivierungslink, der es Ihnen ermöglicht, Ihr Konto auf mypeopledoc.com zu erstellen. Der wichtigste Punkt: dieser Link läuft in der Regel nach 48 Stunden ab.
Nach Ablauf dieser Frist kann er nicht mehr verwendet werden. Und entgegen der Erwartungen kann der Support von PeopleDoc oder UKG diesen Link nicht erneut senden. Nur der HR-Service Ihres Arbeitgebers ist berechtigt, eine neue Einladung auszusprechen. Konkret bedeutet das, wenn die E-Mail im Spam-Ordner gelandet ist oder Sie die Frist versäumt haben, besteht der einzige sinnvolle Schritt darin, sich direkt an Ihre Personalabteilung zu wenden.
Für diejenigen, die sich in die My People Doc-App einloggen möchten, nachdem sie ihr Konto aktiviert haben, ist das Verfahren klassischer: E-Mail-Adresse und Passwort auf der Seite mypeopledoc.com genügen. Aber dieser erste Aktivierungsschritt bleibt der Hauptblocker, der von den Nutzern gemeldet wird.
Mobiler Zugang zu MyPeopleDoc: Web-App, keine native Anwendung
Ein häufiges Missverständnis betrifft den Zugang von einem Smartphone. MyPeopleDoc bietet keine universelle native Anwendung, die im klassischen Sinne in den Google Play- oder App Store heruntergeladen werden kann. Der mobile Zugang erfolgt über den Browser, indem man zu mypeopledoc.com navigiert.
Der Anbieter empfiehlt, eine Vollbildverknüpfung auf dem Startbildschirm des Telefons zu erstellen, was visuell das gleiche Ergebnis wie eine App liefert. Auf iOS erfolgt dies über das Menü “Teilen” und dann “Zum Home-Bildschirm” in Safari. Auf Android erfolgt der entsprechende Schritt über das Menü des Chrome-Browsers.
Dieser Web-App-Ansatz hat praktische Konsequenzen. Push-Benachrichtigungen funktionieren nicht wie bei einer aus einem Store installierten Anwendung. Um zu erfahren, ob ein neues Dokument (Gehaltsabrechnung, Bescheinigung) verfügbar ist, muss man entweder regelmäßig den Bereich überprüfen oder die von der Plattform gesendeten Benachrichtigungs-E-Mails prüfen.
Warum diese technische Wahl
Das Web-App-Modell ermöglicht es UKG, eine einzige Version des Dienstes aufrechtzuerhalten, die mit allen Geräten kompatibel ist, ohne von den Updates der Stores abhängig zu sein. Für Benutzer, die mit Browser-Verknüpfungen nicht vertraut sind, kann diese Logik verwirrend erscheinen, aber sie gewährleistet einen identischen Zugang, unabhängig vom Betriebssystem.
Verstärkte Authentifizierung: Was sich mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung ändert
Je nach den von jedem Unternehmen festgelegten Einstellungen kann MyPeopleDoc eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Einloggen aktivieren. Das bedeutet, dass zusätzlich zu der Kombination aus E-Mail und Passwort ein zusätzlicher Code angefordert wird (der per SMS oder über eine Authentifizierungs-App gesendet wird).
Diese Option ist nicht systematisch. Sie hängt von der Sicherheitsrichtlinie des Arbeitgebers ab. Die Rückmeldungen aus der Praxis variieren in diesem Punkt: Einige Mitarbeiter haben diese Stufe nie erlebt, andere sehen sie bereits bei der ersten Anmeldung angewendet. Wenn Ihr Unternehmen sie aktiviert hat, wird der Code bei jeder neuen Sitzung oder nach einer bestimmten Inaktivitätsdauer angefordert.
- Überprüfen Sie bei Ihrem HR-Service, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihre Organisation aktiviert ist
- Wenn Sie eine Authentifizierungs-App verwenden, bewahren Sie die Wiederherstellungscodes an einem sicheren Ort auf
- Bei einer Änderung der Telefonnummer informieren Sie bitte Ihren HR-Service, bevor Sie den Zugang zum zweiten Faktor verlieren
Arbeitgeberwechsel: Vor dem Verlassen auf eine persönliche E-Mail umschalten
Das MyPeopleDoc-Archiv ist an eine E-Mail-Adresse gebunden. Wenn diese Adresse die des Unternehmens ist (z. B. [email protected]), führt ein Verlassen des Unternehmens zum Verlust des Zugangs, sobald das berufliche E-Mail-Konto deaktiviert wird.
Den Account auf eine persönliche E-Mail-Adresse umzustellen, bevor Sie das Unternehmen verlassen ist der einzige zuverlässige Weg, um den Zugang zu den archivierten Dokumenten zu behalten. Diese Umstellung erfolgt in den Kontoeinstellungen, im Abschnitt “Mein Profil” oder Ähnlichem, direkt auf mypeopledoc.com.
Die bereits im Archiv hinterlegten Dokumente bleiben nach dem Arbeitgeberwechsel zugänglich, vorausgesetzt, diese Adressmigration wurde durchgeführt. Ohne diese Vorsichtsmaßnahme wird es zu einem langen administrativen Prozess, um frühere Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen zurückzuerhalten, ohne Erfolgsgarantie.
Was das Archiv nach einem Verlassen aufbewahrt
Die Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Dokumente, die vom ehemaligen Arbeitgeber hinterlegt wurden, bleiben im digitalen Archiv. Die Speicherung hat keine zeitliche Begrenzung für den Mitarbeiter, solange das Konto aktiv bleibt. Der neue Arbeitgeber sieht jedoch nicht die vom vorherigen hinterlegten Dokumente, da jedes Unternehmen über einen eigenen Ablagebereich verfügt.
- Führen Sie die E-Mail-Umstellung mindestens zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag durch
- Laden Sie eine lokale Kopie Ihrer sensibelsten Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Abschlussabrechnung) herunter
- Überprüfen Sie, ob die Anmeldung mit Ihrer neuen Adresse funktioniert, bevor die alte deaktiviert wird
Die Plattform MyPeopleDoc erfüllt ihre Rolle als digitales HR-Archiv mit einer kohärenten technischen Architektur, aber ihr Betrieb beruht auf Schritten, die der Benutzer antizipieren muss. Der zeitlich begrenzte Aktivierungslink, das Fehlen einer nativen Anwendung und die Notwendigkeit, die E-Mail vor einem Wechsel zu migrieren, sind drei Punkte, die, wenn sie schlecht verwaltet werden, ein einfaches Werkzeug in eine Quelle von Blockaden verwandeln. Es ist besser, diese Punkte im Voraus zu klären, als nach dem Verlust des Zugangs nach Lösungen zu suchen.