MyPeopleDoc is een digitale kluis die is gekoppeld aan het UKG-ecosysteem, gebruikt door veel bedrijven om loonstroken en HR-documenten aan hun werknemers te verstrekken. De toegang tot deze klantomgeving roept terugkerende vragen op, met name over de activatielink, mobiele toegang en het behoud van het account bij een verandering van werkgever. Dit is wat de gebruikelijke handleidingen niet voldoende toelichten.
Activatielink MyPeopleDoc: een vergrendeld mechanisme aan de werkgeverszijde
Het proces begint met een uitnodigingsmail van de HR-afdeling van uw bedrijf. Deze mail bevat een activatielink waarmee u uw account op mypeopledoc.com kunt aanmaken. Het belangrijkste punt om te onthouden: deze link vervalt doorgaans na 48 uur.
Na deze periode is het onmogelijk om de link opnieuw te gebruiken. En in tegenstelling tot wat men zou verwachten, kan de PeopleDoc- of UKG-ondersteuning deze link niet opnieuw verzenden. Alleen de HR-afdeling van uw werkgever is bevoegd om een nieuwe uitnodiging te versturen. Concreet, als de mail in uw spam is beland of als u de termijn heeft gemist, is de enige nuttige stap om rechtstreeks contact op te nemen met uw personeelsdienst.
Voor degenen die willen inloggen op de My People Doc-app nadat ze hun account hebben geactiveerd, is de procedure meer klassiek: een e-mailadres en wachtwoord op de pagina mypeopledoc.com zijn voldoende. Maar deze eerste activatiefase blijft het belangrijkste knelpunt dat door gebruikers wordt gemeld.
Mobiele toegang tot MyPeopleDoc: webapp, geen native app
Een veelvoorkomend misverstand betreft de toegang vanaf een smartphone. MyPeopleDoc biedt geen universele native app die kan worden gedownload in de Google Play- of App Store in de klassieke zin. Mobiele toegang verloopt via de browser door naar mypeopledoc.com te gaan.
De uitgever raadt aan om een fullscreen-snelkoppeling op het startscherm van de telefoon te maken, wat visueel hetzelfde resultaat oplevert als een app. Op iOS gebeurt dit via het menu “Delen” en vervolgens “Op het startscherm” in Safari. Op Android verloopt de equivalente stap via het menu van de Chrome-browser.
Deze webapp-aanpak heeft praktische gevolgen. Pushmeldingen werken niet zoals bij een app die vanuit een store is geïnstalleerd. Om te weten of er een nieuw document (loonstrook, attest) beschikbaar is, moet men regelmatig de ruimte raadplegen of de notificatiemails van het platform controleren.
Waarom deze technische keuze
Het webapp-model stelt UKG in staat om één versie van de service te onderhouden, die compatibel is met alle apparaten zonder afhankelijk te zijn van updates van de stores. Voor gebruikers die niet vertrouwd zijn met browser-snelkoppelingen, kan deze logica verwarrend lijken, maar het garandeert een identieke toegang, ongeacht het besturingssysteem.
Versterkte authenticatie: wat verandert met de dubbele factor
Afhankelijk van de instellingen die door elk bedrijf zijn gedefinieerd, kan MyPeopleDoc een tweefactorauthenticatie activeren bij het inloggen. Dit betekent dat naast de combinatie van e-mail en wachtwoord, een extra code wordt gevraagd (verzonden via sms of via een authenticatie-app).
Deze optie is niet systematisch. Het hangt af van het beveiligingsbeleid van de werkgever. De ervaringen op de werkvloer verschillen hierover: sommige werknemers hebben deze stap nooit meegemaakt, terwijl anderen deze al bij de eerste inlog zien toegepast. Als uw bedrijf deze heeft geactiveerd, wordt de code bij elke nieuwe sessie of na een bepaalde periode van inactiviteit gevraagd.
- Controleer bij uw HR-afdeling of de dubbele factor is geactiveerd voor uw organisatie
- Als u een authenticatie-app gebruikt, bewaar dan de herstelcodes op een veilige plaats
- Bij een wijziging van telefoonnummer, informeer uw HR-afdeling voordat u de toegang tot de tweede factor verliest
Verandering van werkgever: overschakelen naar een persoonlijk e-mailadres voor vertrek
De kluis MyPeopleDoc is gekoppeld aan een e-mailadres. Wanneer dit adres dat van het bedrijf is (bijvoorbeeld [email protected]), leidt een vertrek tot verlies van toegang zodra de professionele mailbox wordt gedeactiveerd.
Overschakelen naar een persoonlijk e-mailadres voordat u het bedrijf verlaat is de enige betrouwbare manier om toegang te behouden tot de gearchiveerde documenten. Deze overschakeling gebeurt in de accountinstellingen, sectie “Mijn profiel” of equivalent, rechtstreeks op mypeopledoc.com.
De documenten die al in de kluis zijn opgeslagen, blijven toegankelijk na de verandering van werkgever, op voorwaarde dat deze migratie van het adres is uitgevoerd. Zonder deze voorzorgsmaatregel wordt het terughalen van oude loonstroken of attesten een langdurig administratief proces, zonder garantie op succes.
Wat de kluis behoudt na vertrek
De loonstroken, arbeidsovereenkomsten en documenten die door de vorige werkgever zijn ingediend, blijven in de digitale kluis. De opslag heeft geen tijdslimiet aan de werknemerszijde, zolang het account actief blijft. De nieuwe werkgever zal echter de documenten die door de vorige zijn ingediend, niet zien, aangezien elk bedrijf over een aparte opslagruimte beschikt.
- Voer de overschakeling naar e-mail ten minste twee weken voor uw laatste werkdag uit
- Download een lokale kopie van uw meest gevoelige documenten (loonstroken, eindafrekening)
- Controleer of de verbinding werkt met uw nieuwe adres voordat u het oude deactiveert
Het platform MyPeopleDoc vervult zijn rol als digitale HR-kluis met een samenhangende technische architectuur, maar de werking is afhankelijk van stappen die de gebruiker moet anticiperen. De tijdsgebonden activatielink, het ontbreken van een native app en de noodzaak om uw e-mail te migreren voor vertrek zijn drie punten die, slecht beheerd, een eenvoudig hulpmiddel in een blokkade kunnen veranderen. Het is beter om deze vooraf aan te pakken dan om oplossingen te zoeken zodra de toegang verloren is.